2016-06-27

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ

                                                                                                                

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ IM STEFANA ROWIŃSKIEGO
 W OSTROWIE WIELKOPOLSKIM

 

 

            Regulamin został opracowany na podstawie Statutu Biblioteki Publicznej w Ostrowie Wielkopolskim, stanowiącym załącznik do Uchwały nr XVII/324/2000 Rady Miejskiej Ostrowa Wielkopolskiego z dnia 29 czerwca 2000 roku w sprawie nadania statutu Bibliotece Publicznej z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Uchwałami :  nr XV/182/2003 z dnia 2 grudnia 2003, nr XXIII/327/2004 z dnia 26 października 2004 r., nr VI/67/2007 z dnia 29marca 2007r., nr XXXII/434/2009 z dnia 5 marca 2009r., w sprawie zmiany Uchwały nr XVII/324/2000 Rady Miejskiej Ostrowa Wielkopolskiego z dnia 29 czerwca 2000 r. Do zakresu działania Biblioteki należą także sprawy określane w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach/ Dz. U. Nr 85, poz.539 z późniejszymi zmianami / i ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej /tj. Dz. U. Nr 13 poz.123 z roku 2001 z późniejszymi zmianami/.

 

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§1.

 

Regulamin organizacyjny określa strukturę organizacyjną oraz zasady funkcjonowania i zadania Biblioteki Publicznej im. Stefana Rowińskiego, zwanej w dalszej części Biblioteką.

 

                                                                       

§2.

 

Biblioteka współpracuje z innymi instytucjami kultury na terenie miasta Ostrowa Wielkopolskiego, Powiatu Ostrowskiego oraz Województwa Wielkopolskiego.

 Może być członkiem stowarzyszeń i organizacji kulturalnych.

                                                

§3.

                   

Służy rozwojowi i zaspokajaniu potrzeb czytelniczych w społeczeństwie oraz współdziała w upowszechnianiu kultury i wiedzy.

 

§ 4.

 

Biblioteką zarządza jednoosobowo Dyrektor, który reprezentuje ją na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za całokształt jej działalności.

 

§ 5.

 

Organem opiniotwórczym i doradczym dyrektora jest Kolegium w skład, którego wchodzą: Główny Księgowy, Instruktor i kierownicy filii. Kolegium może być zwoływane w miarę potrzeb i uznania Dyrektora i pracujące pod jego kierownictwem.

                                                                     

§ 6.

 

W celu omówienia zagadnień programowych, spraw mających usprawnić prace, zwiększyć jej wydajność i terminowość załatwianych spraw, Dyrektor zwołuje narady pracownicze.

 

II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA

 

§ 7.

 

1.       Biblioteka składa się z działów, komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy.

1.1.    Biblioteka Główna obejmuje:

a.                   Dział Opracowania Zbiorów,

b.                  Dział Udostępniania, Gromadzenia Zbiorów i Promocji Książki,

c.                   Dział Zbiorów Specjalnych,

      1.2. Filie biblioteczne z punktami bibliotecznymi,

      1.3. Główny Księgowy,

      1.4. Stanowisko Specjalisty d.s. Administracyjnych

1.5.Stanowisko Informatyka, Specjalisty ds. Obsługi i Konserwacji Urządzeń Komputerowych.

      1.6.Stanowisko Instruktora Powiatowego,

      1.7.Stanowisko Informacyjno -Bibliograficzne.

 

2.       Pracą filii kieruje kierownik, w razie jego nieobecności zastępuje go inny wyznaczony przez niego pracownik.

3.       Kierownicy odpowiadają za całokształt pracy powierzonych komórek organizacyjnych przed Dyrektorem.

4.       Poszczególne Działy i Filie mają własne zakresy działania.

5.       W poszczególnych Filiach działa Fundusz czytelniczy.

6.       Na terenie Biblioteki działa Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, Biblioteka jest członkiem Związku Bibliotek Polskich.

 

 

III. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES DZIAŁAŃ

 

§ 8.

       

Terenem działania biblioteki jest miasto Ostrów Wielkopolski i Powiat Ostrowski.         

 

            Sieć biblioteczna zorganizowana jest w sposób następujący:

 

            1/ Administracja                                                    ul. Wolności 2

            2/ Instruktor Powiatowy                             ul. Wolności 2

            3/ Stanowisko Informacyjno - Bibliograficzne   ul. Wolności 2

            4/ Stanowisko Informatyka, Specjalisty d.s. Obsługi

                 i Konserwacji urządzeń Komputerowych      ul. Wolności 2

            5/ Biblioteka Główna                                             ul. Wolności 2

            6/ Filia nr 1                                                           ul. Batorego 2

            7/ Filia nr 2                                                           ul. Wrocławska 22

            8/ Filia nr 3                                                           ul. Limanowskiego 20

            9/ Filia nr 6                                                           ul. Komuny Paryskiej 14

            10/Filia nr 7   dla Dzieci i Młodzieży                  ul. Królowej Jadwigi 3.

 

               

§ 9.

 

1.       Biblioteką kieruje Dyrektor.

2.       Do zakresu działania Dyrektora należą:

 

2.1.    Obowiązki:

a.                   programowanie i planowanie działalności zgodnie ze Statutem Biblioteki i
  wytycznymi władz zwierzchnich,

b.                  opracowywanie projektów wieloletnich, rocznych, okresowych planów pracy
 oraz sprawozdań z ich wykonania,

c.                   pomoc merytoryczna dla bibliotek na terenie powiatu,

d.                  kształtowanie i realizowanie polityki bibliotecznej,

e.                   organizowanie i koordynowanie pracy w Bibliotece,

f.                    tworzenie warunków do realizacji zadań oraz kontrola jakości i terminowości ich wykonania,

g.                  prowadzenie polityki kadrowej,

h.                   dbałość o sprawy socjalno-bytowe załogi oraz warunki bhp,

i.                     składanie sprawozdań i informacji z działalności ,

j.                     nadzór nad całokształtem działalności ,

k.                   współpraca z organizacjami działającymi w Bibliotece,

l.                     reprezentowanie Biblioteki na zewnątrz.

 

2.2.    Uprawnienia:

a.                   dysponowanie majątkiem i środkami w granicach ustalonych w przepisach
 prawnych,

b.                  ustalanie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników,

c.                   przyjmowanie, ustalanie zaszeregowania, zwalnianie, awansowanie, nagradzanie i karanie pracowników,

d.                  wydawanie regulaminów, instrukcji, poleceń i zarządzeń dotyczących
 działalności Biblioteki, realizacja zadań oraz wykonywania przepisów i
 zarządzeń władz zwierzchnich,

e.                   wydawanie instrukcji i zaleceń w sprawach merytorycznych,

f.                    inicjowanie nowych metod i form pracy,

g.                  delegowanie uprawnień

h.                   występowanie do władz zwierzchnich z wnioskami w sprawach istotnych dla
 działalności Biblioteki.

 

2.3.    Odpowiedzialność za:

a.                   sporządzanie planów i sprawozdań z działalności oraz realizację ustalonych w planach zadań,

b.                  wykonywanie zarządzeń władz zwierzchnich,

c.                   celowe wydatkowanie środków finansowych i racjonalne gospodarowanie majątkiem Biblioteki,

d.                  trafność doboru kandydatów do pracy oraz przyjmowanie i zwalnianie
 pracowników,

e.                   prawidłowa organizacja pracy w Bibliotece,

f.                    zgodne z przepisami wynagradzanie pracowników,

g.                  organizacja przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków,

h.                   zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej,

i.                     zabezpieczenie majątku przed pożarem i kradzieżą oraz zapewnienie kontroli
 nad majątkiem Biblioteki,

j.                     prawidłową ewidencję stanu składników majątkowych,

k.                   prawidłowość danych statystycznych składanych władzom zwierzchnim
 i odpowiednim organom,

l.                     zgodność wydanych decyzji z obowiązującymi przepisami i wytycznymi
władz zwierzchnich.

 

§10

 

1.       Do zakresu działania Głównego księgowego należą:

 

1.1.    Obowiązki:

a.                   organizowanie księgowości, kalkulacji i sprawozdawczości finansowej
 zgodnie z obowiązującymi przepisami, w sposób zapewniający ochronę
 mienia społecznego i kontrolę wykonania zadań,

b.                  dostarczanie dyrektorowi informacji ekonomicznej dla potrzeb zarządzania,

c.                   bieżące prowadzenie rachunkowości oraz prawidłowe i terminowe
 sporządzanie zewnętrznych i wewnętrznych sprawozdań finansowych,

d.                  czuwanie nad całokształtem prac w zakresie ewidencji gospodarczej
prowadzonej przez inne komórki i jednostkę organizacyjną Biblioteki,

e.                   właściwe przechowywanie i zabezpieczenie ksiąg oraz dokumentów
księgowych i sprawozdań finansowych,

f.                    sprawowanie kontroli wewnętrznej /wstępnej, bieżącej i następnej/
obejmującej pojedyncze operacje gospodarcze jak i całokształt działalności
 Biblioteki w zakresie:

           - zgodności operacji z obowiązującymi przepisami,

     - prawdziwości i zgodności danych zawartych w dokumentach księgowych ze stanem faktycznym,

     - zgodności operacji gospodarczych z istniejącymi instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi,

    - gospodarności środkami pieniężnymi i materiałami,

g.                  opracowywanie analiz i planów finansowych i wykonywanie na co dzień
 funkcji doradcy dyrektora we wszystkich sprawach finansowo-
 ekonomicznych,

h.                   organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości,

i.                     koordynowanie treści zewnętrznych sprawozdań finansowych,

j.                     przygotowywanie wewnętrznych zarządzeń w sprawach związanych z
 dokumentacją księgową obiegiem dokumentów, ewidencję prowadzoną przez
 inne komórki i jednostkę organizacyjną oraz innych dotyczące spraw
 finansowo- gospodarczych,

k.                   opracowanie wniosków do władz nadrzędnych w sprawach dofinansowania
działalności Biblioteki .

 

1.2.    Uprawnienia:

a.                   przeprowadzanie bieżącej i okresowej kontroli działalności finansowej
w zakresie działania funduszu socjalnego,

b.                  wydawanie decyzji w sprawach obiegu gotówki,

c.                   ustalanie zasad wystawiania dokumentów, określania stopnia jakości
 dokumentów, zwracanie dokumentów niewłaściwie wystawionych z
wnioskami o dokonanie w nich określonych zmian lub uzupełnień,

d.                  zawiadamianie dyrektora w przypadku stwierdzenia dokumentów
nierzetelnych lub niezgodnych z obowiązującymi przepisami,

e.                   wyrażanie opinii w sprawach projektowych poważniejszych decyzji o
charakterze finansowym, bieżące informowanie dyrektora o zauważonych
 brakach i niedociągnięciach w zakresie gospodarki Biblioteki, występowanie z 
 wnioskami w sprawach składu osobowego komisji inwentaryzacyjnych,
kontroli zbiorów bibliotecznych itp.,

f.                    kontrolowanie wszystkich bez wyjątku komórek i jednostki organizacyjnej w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i gospodarczej.

 

1.3.    Odpowiedzialność za:

a.                   racjonalne zorganizowanie całej rachunkowości,

b.                  bieżące prowadzenie rachunkowości Biblioteki,

c.                   prawidłowe i terminowe sporządzanie zewnętrznych i wewnętrznych
sprawozdań finansowych oraz dostarczanie informacji ekonomicznej,

d.                  instruowanie i szkolenie w sprawach finansowych,

e.                   czuwanie nad całokształtem prac związanych z ewidencją gospodarczą prowadzoną przez pozaksięgowe komórki ,

f.                    sprawowanie kontroli wewnętrznej,

g.                  opracowywanie wnikliwych analiz stanu majątkowego i wyników
finansowych Biblioteki oraz sygnalizowanie zjawisk gospodarczych
zasługujących na uwagę,

h.                   kontrolowanie wszystkich komórek i jednostki organizacyjnej w zakresie
 rzetelności i prawidłowości sporządzania i kontrolowania dokumentów,
 stanowiących podstawę zapisów księgowych,

i.                     zorganizowanie prawidłowego obiegu dokumentów księgowych,

j.                     koordynowanie treści zewnętrznych sprawozdań finansowych,

k.                   opracowywanie planów finansowych,

l.                     terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych oraz osób odpowiedzialnych
materialnie za powierzone mienie,

m.                 terminowe dochodzenie roszczeń oraz ściąganie prawomocnie zasądzonych
 należności.

 

§11.

 

1.       W czasie nieobecności Dyrektora Biblioteką kieruje wyznaczony Instruktor Powiatowy, bądź Kierownik.

      Wyznaczonemu na czas nieobecności Dyrektora przysługują wówczas następujące
 kompetencje:

a.                   nadzoruje dyscyplinę pracy,

b.                  dba o porządek i zabezpieczenie obiektów,

c.                   przyjmuje interesantów i załatwia sprawy bieżące nie wymagające decyzji
 dyrektora,

d.                  podejmuje decyzje w każdej sprawie wymagającej natychmiastowego
 działania, jeżeli zaniechanie działania mogłoby narazić pracowników
na niebezpieczeństwo lub Bibliotekę na szkody.

 

§12.

 

 Kompetencje w zakresie podpisywania dokumentów.

1.       Dyrektor:

1.1.    Podpisuje:

a.                   regulaminy i zarządzenia wewnętrzne,

b.                  zakresy czynności komórek organizacyjnych, księgowego i kierowników
komórek organizacyjnych,

c.                   dokumenty finansowe i majątkowe z wyjątkiem uprawnień przekazanych w
tym zakresie innym pracownikom,

d.                  plany, sprawozdania, analizy i informacje dotyczące całej Biblioteki

            Publicznej i sieci bibliotecznej,

e.                   korespondencję wychodzącą zwłaszcza kierowaną do organów władzy i
administracji samorządowej i państwowej oraz stronnictw politycznych,

f.                    dokumenty personalne /umowy o pracę, zwolnienia, awanse, nagrody, kary
regulaminowe, opinie, świadectwa pracy, legitymacje, wnioski o odznaczenia
itp./,

g.                  odpowiedzi na wnioski, skargi i zażalenia,

h.                   wytyczne i zalecenia do pracy bibliotek, ustala czas pracy Filii i pracowników,

i.                     plany i sprawozdania komórek organizacyjnych,

j.                      rachunki, faktury itd.,

k.                   protokoły z narad, szkoleń i posiedzeń Kolegium Biblioteki,

l.                     podpisywanie wniosków urlopowych i innych usprawiedliwionych
nieobecności w pracy.

m.                 zakresy czynności pracowników-ustalone przez kierowników komórek
 organizacyjnych,

n.                   inne - wyraźnie zastrzeżone

 

2.       Główny księgowy:

2.1.    Podpisuje dokumenty finansowe i majątkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2.2.    Akceptuje: dokumenty finansowe i majątkowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

3.       Kierownicy komórek organizacyjnych - w zakresie właściwości rzeczowej i merytorycznej:

3.1.    Podpisują:

a.                   plany pracy, sprawozdania i informacje komórek organizacyjnych,

b.                  zakresy czynności podległych pracowników,

c.                   upomnienia zwykłe i polecone w sprawie zwrotu książek,

f.         zamówienia na książki w ramach wniosku na zakup nowości,

            g.         wypożyczenia międzybiblioteczne /dotyczy Kierownika B.G./

            h.          opisuje dokumenty finansowe pod względem merytorycznym,

i.          odpowiedzi na kwerendy czytelników, bibliotek, instytucji itp.,

j.          inne - nie zastrzeżone do kompetencji.

3.2    Akceptują:

a.       plany, informacje i sprawozdania jednostek organizacyjnych im podległych ,

b.      inne - nie zastrzeżone do kompetencji dyrekcji.

 

§13.

 

1.       Główny księgowy oraz komórki organizacyjne wykonują zadania określone w regulaminie organizacyjnym oraz zadania zlecone przez dyrektora Biblioteki.

2.       Komórki organizacyjne są zobowiązane do przyjęcia i wykonania prac nie wymienionych w zakresie zadań, dla których są one właściwe i rzeczowe.

3.       Komórki organizacyjne obowiązuje zasada wzajemnego współdziałania przy wykonywaniu ich zadań.

4.       Spory kompetencyjne między komórkami organizacyjnymi rozstrzyga Dyrektor.

5.       Polecenie służbowe poszczególnym komórkom organizacyjnym oraz pracownikom – wydają bezpośredni przełożeni.

 

§14.

Zadania i obowiązki Kierownika Filii.

1.       Komórką organizacyjną kieruje kierownik, który jest odpowiedzialny przed Dyrektorem za:

1.1.    prawidłową i terminową realizację zadań,

1.2.    zgodność pracy z przepisami,

1.3.    informowanie dyrektora o stanie załatwianych spraw z zakresu pracy komórki organizacyjnej,

1.4.    właściwą i racjonalną pracę komórki,

1.5.    prawidłowe stosunki miedzyludzkie podległych zespołów i właściwe, kulturalne relacje z pozostałymi działami Biblioteki i dyrektorem

1.6.    nadzór i kontrolę podległych pracowników, porządek w pomieszczeniach i na stanowiskach pracy oraz zabezpieczenie pomieszczeń, urządzeń i dokumentów po zakończeniu pracy,

1.7.    odpowiedzialność za terminowe ściąganie przetrzymanych książek u czytelnika, sporządzanie wniosków o wszczęcie procedury windykacji przetrzymywanych książek,

1.8.    efektywne uczestniczenie w naradach organizowanych przez Dyrektora,

1.9.    odpowiedzialność materialna za księgozbiór, wyposażenie, oraz inne składniki majątkowe powierzonej placówki,

1.10.  opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań /kwartalne sprawozdania statystyczne do 05 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału, roczne sprawozdanie statystyczne do 15 tego stycznia, sprawozdanie merytoryczne roczne do 30 stycznia, plan pracy placówki do 30 listopada/,

1.11.  czuwanie nad zabezpieczeniem powierzonego mienia,

1.12.  przestrzeganie zasad i przepisów bhp oraz p. pożarowych na terenie
placówki,

1.13.  przestrzeganie terminów okresowych badań i pomiarów elektrycznych
instalacji elektrycznej,

1.14.  prowadzenie prawidłowo rejestrów i ksiąg inwentarzowych dla nabytków, co
najmniej raz w roku dokonywać wydruku z systemu do ksiąg inwentarzowych
i podliczyć wartości wszelkich nabytków i darów,

1.15.  podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

1.16.  sprawdzanie i zatwierdzanie pod względem merytorycznym dokumentów
 finansowych dotyczących zakupów i wykonywanych usług na rzecz placówki,

1.17.  gromadzenie zbiorów bibliotecznych zgodnie z obowiązującymi zaleceniami
 MKiDN dezyderatami czytelniczymi i zaleceniami Dyrektora,

1.18.  kierownicy są zobowiązani w podanym terminie złożyć wniosek o zakup poszczególnych tytułów do Działu Opracowania, nie spowalniać prac komisji przetargowej, współpracować z komisja przetargową przy tworzeniu merytorycznej części specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

1.19.  archiwizować listy zamawianych tytułów przez okres jednego roku w poszczególnych filiach,

1.20.  wnioskowanie do dyrektora o zakupy książek regionalnych i o wartościach antykwarycznych,

1.21.  wnioskować do Dyrektora o zakup innych materiałów zgodnie z procedurą,

1.22.  przyjmowanie i wycena książek przekazywanych w formie darów,

1.23.  wnioskowanie corocznie, pod koniec sierpnia o kontynuację dotychczasowych tytułów prasowych oraz o nowe tytuły,

1.24.  dokonywanie okresowych skontrum,

1.25.  przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych,

1.26.  dokonywanie selekcji księgozbioru,

1.27.  ustalanie harmonogramów pracy , imiennych zakresów czynności i obowiązków służbowych dla podległych pracowników.

 

2.       Kierownika komórki organizacyjnej zastępuje wyznaczony przez niego pracownik.

3.       Kierownik komórki organizacyjnej określa zakresy czynności podległych pracowników.

4.       Zmiany na stanowiskach kierowników komórek organizacyjnych odbywają się komisyjnie i przy udziale bezpośredniego przełożonego. Protokół zdawczo-odbiorczy spisuje się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

 

                                                                        §15

 

Zadania, prawa i obowiązki pracowników określa szczegółowo regulamin pracy ustanowiony przez Dyrektora Biblioteki.

 

 

IV. ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
W BIBLIOTECE GŁOWNEJ

 

§16.

 

Zadania Działu Opracowania.

 

Dział ten opracowuje wszelkie zamówione materiały biblioteczne, prowadzi doraźnie poradnictwo fachowe dla bibliotek terenowych i szkolnych, współdziała z bibliotekami wchodzącymi w Zintegrowany Ostrowski System Biblioteczny w zakresie opracowywania zbiorów oraz doskonali metody i formy pracy związane z jego zadaniami.

 

1.       Opracowywanie formalne i rzeczowe wszystkich nabytków książek, roczników, czasopism i zbiorów nieksiążkowych w systemie zautomatyzowanym poprzez nadanie im:

a.                   symboli UKD

b.                  haseł przedmiotowych/zgodnie ze słownikiem JHP Biblioteki Narodowej/,

c.                   numerów inwentarzowych, sygnatur i pieczęci

2.       Wprowadzanie bieżących i uzupełniających opisów katalogowych do systemu SOWA TCP,

3.       Systematyczne doskonalenie słownika Biblioteki w oparciu o:

a.                   słownik Języka Haseł Przedmiotowych BN,

b.                  Przewodnik Bibliograficzny,

c.                   udział w wymianach doświadczeń z bibliotekami zaawansowanymi w opracowaniu  przedmiotowym,

4.       Przekazywanie komórkom organizacyjnym książek i innych materiałów z potwierdzeniem.

5.       Dokonywanie melioracji opisów katalogowych ostrowskiego zintegrowanego systemu w porozumieniu z instruktorem powiatowym.

6.       Tworzenie dokumentów wpływu nabytków w programie akcesji.

7.       Przeprowadzanie digitalizacji dokumentów i dokonywanie ich opisu katalogowego do Ostrowskiej Biblioteki Cyfrowej i WBC.

8.       Współudział w organizowanych przez Bibliotekę kontrolach i selekcjach zbiorów.

                                                             

§ 17.

 

Zadania Działu Udostępniania, Gromadzenia Zbiorów i Promocji Książki.

 

W zakresie uzupełniania, przechowywania i udostępniania zbiorów.

 

1.Dział Udostępniania, Gromadzenia Zbiorów i Promocji Książki gromadzi i udostępnia materiał biblioteczny ze szczególnym uwzględnieniem tematyki naukowej i regionalnej, prowadzi działalność wydawniczą, prowadzi doraźne poradnictwo fachowe dla bibliotek terenowych i szkolnych, udostępnia zbiory zgodnie z regulaminem poprzez:

1.1 Wypożyczalnię,

1.2 Czytelnie regionalną, naukową i czasopism,

1.3 Ostrowską Bibliotekę Cyfrową,

1.4 Wypożyczalnie międzybiblioteczną.

 

2.Systematyczne uzupełnianie i zamawianie księgozbioru, czasopism i multimediów wg aktualnej procedury, badanie potrzeb i zainteresowań czytelniczych użytkowników Biblioteki oraz analizowanie dezyderatów z wniosków –„Czytelnik proponuje”

3.Należyte magazynowanie księgozbiorów, głównie poprzez:

3.1.właściwe tj. wg obowiązujących kryteriów i zasad ustawiania książek na pólkach,

3.2.zapewnienie księgozbiorom właściwej higieny i konserwacji,

4.Udostępnianie zbiorów na zewnątrz i w Czytelni w sposób i na warunkach określonych w oddzielnych regulaminach, prowadzenie automatycznej rejestracji wypożyczeń i zwrotów, rejestrowanie odwiedzin, wykorzystywania czasopism, Internetu i udzielania informacji.

5.Egzekwowanie zwrotu materiałów bibliotecznych wypożyczonych użytkownikom Biblioteki.

6.Prowadzenie dokumentacji wypożyczeń i czytelników.

7.Wprowadzanie danych osobowych nowych czytelników do komputerowych baz i wydawanie legitymacji wg określonych odmiennym regulaminem zasad.

8.Prowadzenie dokumentacji związanej z terminowością zwrotu wypożyczeń, egzekwowanie zadłużeń, i w ostateczności wysyłanie upomnień oraz pobieranie należności z tytułu zagubienia, uszkodzenia, przeterminowania zwrotu zgodnie z regulaminem.

9.Udzielanie informacji bibliotecznych, rzeczowych użytkownikom indywidualnym i zbiorowym.

10.Sukcesywne włączanie kart katalogowych do katalogu alfabetycznego i rzeczowego Czytelni.

11.Dokonywanie okresowych skontrum, czyli kontroli księgozbioru w celu ustalenia stanu zbiorów i ujawnienia braków,

12.Prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych umożliwiających udostępnianie czytelnikom zbiorów stanowiących własność innych bibliotek/wg zasad i warunków oddzielnie uregulowanych/.

13.Sporządzanie wszelkiego rodzaju analiz i sprawozdań obrazujących stan księgozbiorów Biblioteki, efekty ich udostępniania oraz relacjonujących stan czytelnictwa w środowisku obsługiwanym przez Bibliotekę.

14.Analizowanie na bieżąco uwag czytelniczych zgodnie z Projektem –„Interesuje nas twoje zdanie”.

 

W zakresie informacji, edukacji i form pracy promujących książkę.

 

1.       Informowanie użytkowników Biblioteki o formach i zakresie świadczonych sług bibliotecznych.

2.       Organizowanie lekcji bibliotecznych dla różnych grup i środowisk czytelniczych.

3.       Zapewnienie użytkownikom Biblioteki różnorodnych danych i materiałów informacyjno-bibliograficznych w tym także opracowywanych w programie SOWA na specjalne zamówienie czytelników.

4.       Stosowanie różnych form informacji zbiorowej mających na celu promocję książki i Biblioteki.

5.       Organizowanie spotkań literackich, konkursów czytelniczych związanych z różnymi dziedzinami wiedzy i twórczości literackiej.

6.       Wydawanie książek, informatorów i pism ulotnych.

7.       Organizowanie spotkań autorskich i edukacji regionalnej.

8.       Prowadzenie KRONIKI BIBLIOTEKI w wydaniu klasycznym i elektronicznym.

9.       Uaktualnianie stron PORTALU BIBLIOTEKI –Nowości, Aktualności, Informacje.

10.   Redakcja i tworzenie OSTROWSKIJ BIBLIOTEKI CYFROWEJ.

11.   Udostępnianie INTERNETU i baz elektronicznych Biblioteki.

12.   Współdziałanie z różnymi instytucjami, szkołami, związkami, stowarzyszeniami oraz wydawnictwami.

 

§ 18.

 

Dział Zbiorów Specjalnych i Regionalnych.

 

1.       Gromadzenie zbiorów nieksiążkowych poprzez:

1.1.    przeglądanie czasopism i opracowywanie zawartych w nich materiałów dla potrzeb bibliografii regionalnej,

1.2.    opracowanie tematycznych zestawień bibliograficznych i innych materiałów informacyjnych o charakterze regionalnym oraz ich popularyzacja

1.3.    zbieranie materiałów i redagowanie na PORTALU nowości regionalnych,

1.4.    tworzenie warsztatu informacyjnego o zasobach informacji o regionie poprzez współpracę z bibliotekami i muzeami w zakresie informacji o materiałach regionalnych.

2.       Tworzenie i udostępnianie dokumentacji o patronie Biblioteki Stefanie Rowińskim.

3.       Reaktywowanie legatu Wieliczków.

4.       Uaktualnianie Galerii Honorowych Obywateli Miasta Ostrowa Wielkopolskiego.

5.       Wyszukiwanie, zakup i gromadzenie wydawnictw książkowych, prasy, map i multimediów związanych z Ostrowem i regionem.

6.       Inicjowanie i przeprowadzanie zajęć związanych z tematyką edukacji regionalnej.

7.       Bieżące realizowanie kwerend, udostępnianie materiałów informacyjnych oraz poradnictwo w zakresie korzystania z nich.

8.       Organizowanie wystaw tematycznych i zajęć z przysposobienia bibliotecznego w zakresie specyfiki działu.

9.       Współpraca z innymi komórkami i działami Biblioteki w zakresie realizacji jej zadań statutowych.

10.   Opracowanie rocznych planów pracy i sprawozdań Działu.

 

§19.

                                                                       

Zakres zadań Stanowiska Informacyjno-Bibliograficznego.

 

1.       Tworzenie bazy bibliografii regionalnej p.t. ”Bibliografia Regionalna Powiatu Ostrowskiego” w programie komputerowym SOWA II oraz uzupełnienie automatycznej kartoteki regionalnej /bieżącej i zagadnieniowej/.

2.       Opracowanie tematycznych zestawień bibliograficznych /rejestrujących i adnotowanych/tak na zamówienia indywidualne użytkowników jak i dla potrzeb warsztatowych Bibliotek z Powiatu Ostrowskiego.

3.       Ustawiczne śledzenie, pozyskiwanie i zamawianie /wg ustalonej procedury / materiałów, informacji i dokumentów dotyczących regionu.

4.       Opracowywanie informacji zbiorowej;

4.1.    opracowywanie i wydawanie drukiem bibliografii,

4.2.    prowadzenie dla uczniów szkół podstawowych i średnich lekcji bibliotecznych,

4.3.    stosowanie innych form propagandy literatury, wiedzy o regionie, czytelnictwa i bibliotek.

5.       Przygotowywanie i wysyłanie zestawień bibliograficznych do „Bibliografii Regionalnej Wielkopolski”

6.       Koordynowanie w porozumieniu z instruktorem powiatowym działalności informacyjnej w sieci bibliotek publicznych powiatu ostrowskiego.

7.       Udzielanie konsultacji indywidualnych pracownikom Biblioteki, placówkom bibliotecznym innych sieci oraz realizowanie określonych tematów na szkoleniach wewnętrznych innych działów oraz szkoleniach pracowników bibliotek terenowych.

8.       Obsługa użytkowników Biblioteki w zakresie informacji o regionie.

9.       Planowanie i organizowanie wystaw.

10.   Gromadzenie i opracowywanie dokumentów życia społecznego DŻS.

a. zbiorów regionalnych publikowanych i niepublikowanych,

b. materiałów ikonograficznych i audiowizualnych dotyczących miasta i powiatu,

c. prac dyplomowych, magisterskich, naukowych o tematyce regionalnej, prowadzenie rejestru takich prac,

d. prac konkursowych o tematyce regionalnej, głównie utworów literackich oraz książek wydawanych prywatnie.

11.   Sporządzanie wydruków informacyjnych, plakatów, zaproszeń, dyplomów.

 

§20.

Zakres zadań Instruktora Powiatowego.

 

We współpracy z innymi działami i stanowiskami sprawuje opiekę nad samorządowymi bibliotekami Biblioteki Publicznej im. St. Rowińskiego i powiatu ostrowskiego w zakresie ich działalności merytorycznej, opracowuje analizy zbiorcze ich działalności oraz wszelkie informacje dotyczące Biblioteki i czytelnictwa na terenie powiatu.

1.       Do szczególnych zadań instruktora, realizowanych w ramach opieki merytorycznej nad bibliotekami należy:

 W zakresie spraw organizacyjnych.

1.1.    Analizowanie możliwości należytego zaspokajania potrzeb czytelniczych mieszkańców z uwzględnieniem stanu sieci i kadr, godzin otwarcia bibliotek itp. oraz zgłaszanie propozycji w tym zakresie dyrektorowi biblioteki.

1.2.    Bieżąca informacja o obowiązujących normach i przepisach prawnych dotyczących funkcjonowania bibliotek, zasad zatrudniania i wynagradzania pracowników.

1.3.    Zbieranie i archiwizowanie zatwierdzonych Planów pracy i sprawozdań rocznych Filii i samodzielnych stanowisk.

1.4.    Doskonalenie i dokształcanie kadr bibliotekarskich poprzez m.in.:

a.                   informowanie o kursach i szkoleniach dla bibliotekarzy i warunkach uczestnictwa,

b.              organizowanie i planowanie narad oraz seminariów szkoleniowych,

c.              programowanie, organizowanie i nadzorowanie praktyk dla nowo zatrudnianych bibliotekarzy oraz praktyk studenckich i doskonalących,

d.              organizowanie międzybibliotecznej wymiany doświadczeń,

e.              kierowaniem samokształceniem bibliotekarzy,

f.               uczestniczenie w naradach biblioteki wojewódzkiej i szkoleniach dla instruktorów.

1.5.    Prowadzenie na wniosek burmistrzów i wójtów kontroli działalności bibliotek, mających na celu całościową lub wyrywkową ocenę działalności bibliotecznej oraz kadr bibliotekarskich.

1.6.    Udzielanie pomocy władzom samorządowym oraz kierownikom bibliotek w zakresie planowania działalności bibliotecznej na ich terenie.

1.7.    Udzielanie kierownikom bibliotek instruktażu z zakresie opracowywania sprawozdań statystycznych z działalności oraz opracowywanie kwartalne i roczne sprawozdań zbiorczych.

1.8.    Opracowywanie wszelkich informacji syntetyczno – analitycznych dotyczących całokształtu działalności i stanu bibliotek oraz gromadzenia w tym temacie dokumentacji.

1.9.    Kontrolowanie sposobu przechowywania księgozbiorów pod względem ich ustawiania na półkach.

1.10.Kontrolowanie i nadzór nad prawidłowym ewidencjonowaniem zbiorów w zakresie ich ewidencji sumarycznej oraz wartości w rejestrach przybytków i ubytków oraz jednostkowej w księgach inwentarzowych.

1.11.  Kontrolowanie i nadzór ewidencji, zapisu katalogowego w systemie SOWA oraz jego melioracja.

1.12.  Udzielanie podopiecznym bibliotekom pomocy przy przeprowadzaniu inwentaryzacji i selekcji zbiorów zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

1.13.  Organizowanie i inspirowanie działalności kulturalnej, konkursów regionalnych i programów edukacji regionalnej. Upowszechnianie nowoczesnych form pracy z książką i czytelnikiem.

1.14.  Instruktora obowiązuje sporządzanie planów i sprawozdań z wyjazdów, ujmują one:

-          miejsce i czas trwania wyjazdu,

-          przebieg czynności,

-          uwagi spostrzeżenia i wnioski.

1.15.  Dokonuje w porozumieniu z Głównym Księgowym podziału środków finansowych na zakup książek we filiach Biblioteki. Dokonuje kontroli realizacji zakupów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

1.16.  Administruje i prowadzi strony informacyjne o bibliotekach powiatu ostrowskiego i Biblioteki Publicznej im. St. Rowińskiego na portalu.

1.17.  Prowadzi i odpowiada za protokółowanie narad i formułowanie wniosków zgodnych z procedurami kontroli zarządczej.

1.18.  Rozlicza i prowadzi rozchody wydawnictw własnych.

1.19.  Koordynuje działania podejmowane przez Bibliotekę na rzecz upowszechniania czytelnictwa w środowisku ludzi chorych i niepełnosprawnych.

 

2.       W zakresie prowadzenia należytej pracy w terenie instruktor powiatowy zobowiązany jest do prowadzenia :

a.              realizacji stawianych przez siebie wniosków,

b.              analizowanie planów i sprawozdań bibliotek ,

c.              merytorycznego przygotowania do wyjazdu,

d.              udzielania rzetelnego instruktażu oraz opracowania niezbędnych pomocy metodycznych,

e.              bieżącego informowania dyrektorów o sytuacji w poszczególnych bibliotekach oraz przygotowywaniu dla dyrekcji wystąpień informujących władze o zjawiskach negatywnych w pracach konkretnych bibliotek.

 

3.       W zakresie gromadzenia pomocy metodycznych i prowadzenia „Gabinetu Metodycznego”:

a.                   Kompletowanie literatury z zakresu metodyki pracy bibliotekarstwa, bibliotekoznawstwa pracy kulturalno- oświatowej, pedagogiki bibliotecznej, czytelnictwa dzieci i młodzieży, technik pracy umysłowej, zbiorów przepisów prawnych, czasopism fachowych, bibliografii, opracowań na temat promocji czytelnictwa, książki i bibliotek.

b.              gromadzenie zbiorów obejmujących dokumenty związane z zakresem pracy

        instruktora:

-     pomocy do szkolenia i doskonalenia bibliotekarstwa,

-    druków stosowanych w pracy bibliotek,

- materiałów informacyjnych/ustaw, norm bibliotecznych, regulaminów, zarządzeń/,

-    wzorów mebli bibliotecznych, adresów producentów, zdjęć wnętrz bibliotek itp.,

-   materiałów planistycznych, sprawozdawczych, analitycznych, protokołów zebrań i narad,

- materiałów metodycznych dotyczących prac oświatowych i montaże, scenariusze imprez i wystaw, regulaminy konkursów, schematy wieczorów literackich i podobne,

c. prowadzi rejestr/ inwentarz/ i katalog gromadzonych dokumentów metodycznych.

 

§21.

 

Zakres zadań Informatyka, Głównego Specjalisty ds. Obsługi Urządzeń Komputerowych:

 

1.       Administrowanie Systemem Komputerowej Obsługi Biblioteki SOWA.

2.       Administracja Serwera DELL.

3.       Nadzór nad działaniem oprogramowania i sieci Biblioteki.

4.       Serwis programów Biblioteki i sieci bibliotek w regionie wynikający z umowy na prowadzenie Biblioteki Powiatowej.

5.       Zabezpieczanie prawidłowego funkcjonowania sieci poprzez:

a.         wdrażanie nowelizacji użytkowanych programów

b.        tworzenie kopii zapasowych systemów Biblioteki oraz nadzorowanie nad zabezpieczeniem systemów finansowo- księgowych,

c.         konserwacja urządzeń i bezpieczeństwo suwanie usterek,

d.        zapewnienie ochrony przed wirusami komputerowymi oraz ingerencją osób nieupoważnionych.

6.       Administrowanie bezpieczeństwem informacji.

7.       Nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych.

8.       Przechowywanie dokumentacji sprzętu komputerowego, programów używanych oraz gwarancji.

9.       Prowadzenie Portalu Biblioteki.

10.   Odpowiedzialność za wykorzystywanie programów komputerowych w Bibliotece zgodnie z posiadanymi licencjami.

11.   Pomoc w powyższym zakresie bibliotekom samorządowym powiatu ostrowskiego.

12.   Przeprowadzanie szkoleń przywarsztatowych pracowników Biblioteki.

§22

 

Obowiązki i zadania Stanowiska Specjalisty ds. Administracyjnych

 

1.       W zakresie spraw osobowych:

a.         prowadzenie spraw osobowych związanych z przyjmowaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy,

b.        prowadzenie akt osobowych wszystkich pracowników, bieżące kontrolowanie terminów badań lekarskich,

c.         prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników ,planowanie potrzeb kadrowych, urlopów, dokształcania i doskonalenia zawodowego,

d.        wprowadzanie do pracy nowych pracowników i współdziałanie z kierownikami w zakresie adaptacji zawodowej nowo przyjętych,

e.         sporządzanie umów o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło,

f.          sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników porządku i dyscypliny pracy, w tym prowadzenie list obecności, książki wyjść, rejestru delegacji oraz ewidencji zwolnień od pracy ,okresów usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,

g.        sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych oraz odpowiedzialność za ich prawidłową realizację,

h.         przyjmowanie wniosków w sprawach awansowania, przeszeregowania, nagradzania i karania pracowników oraz przedkładanie ich do dyrektora,

i.           uzgadnianie z dyrektorem zaszeregowania wynikających z różnych zmian organizacyjnych pod względem zgodności z Regulaminem Wynagradzania Biblioteki,

j.           wykonywanie i koordynowanie działań związanych z ubezpieczeniem grupowym pracowników i członków ich rodzin,

k.         ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych pracowników oraz legitymacji ubezpieczenia rodzinnego,

l.           prowadzenie ewidencji, statystyki i informacji w sprawach osobowych.

 

2.       Prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem zawodowym pracowników.

a.         organizowanie:

- szkoleń w zakresie p. poż, bhp i innych,

- praktyk i staży,

- szkoleń wewnętrznych

b.             nadzorowanie przebiegu nauki pracowników dokształcających się,

c.             współdziałanie w sprawach doskonalenia zawodowego z wszystkimi działami i filiami.

 

3.       W zakresie spraw płacowych:

a.         przygotowanie:

- listy płac,

- zasiłków z ubezpieczenia społecznego,

- list nagród, wypłat z ZFŚŚ

b.                  wnioskowanie regulaminów, opracowania projektów regulaminów premiowania i wynagradzania.

 

4.       Zadania organizacyjne i administracyjno-gospodarcze:

a.         zabezpieczenie dokumentów służbowych i osobowych,

b.        prowadzenie rejestrów i kompletowanie wydanych wewnętrznych aktów normatywnych a w szczególności zarządzeń dyrektora, pism okólnych i regulaminów , instrukcji, procedur wewnętrznych,

c.         obsługa narad pracowniczych i Kolegiów Biblioteki,

d.        realizowanie wniosków z tych narad oraz prowadzenie protokołów i dokumentacji,

e.         prowadzenie dokumentacji skarg i wniosków,

f.          opracowywanie ewidencji składników majątkowych Biblioteki oraz załatwianie spraw związanych z dysponowaniem, przekazywaniem i nabywaniem majątku,

g.        gospodarowanie odzieżą ochronna i roboczą bądź też wypłacanie ekwiwalentu za odzież roboczą, środki czystości i herbatę   oraz  prowadzeniem ewidencji w tym zakresie,

h.         prowadzenie kancelarii Biblioteki,

i.           organizowanie działalności i prowadzenie archiwum,

j.           odpowiedzialność, sporządzanie , rozliczanie i dokonywanie sprawozdań z procedur Prawo Zamówień Publicznych /przetargi, zapytania o cenę/,

k.         prenumerata czasopism,

l.           odpowiedzialność za ubezpieczenie majątku Biblioteki ,zgłaszanie szkód wg procedur umowy oraz wszelkich zmian majątkowych .

                                           

V. PRZEPISY KOŃCOWE

 

1.       Kontrolę wewnętrzną sprawuje Dyrektor, Główny Księgowy, Instruktor Powiatowy, Kierownicy Filii, Specjalista d.s. Administracyjnych.

2.       W drodze Zarządzenia Dyrektor określa tryb i zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej.

3.       W sprawach skarg wniosków przyjmuje Dyrektor w każdy poniedziałek w godzinach urzędowania.

4.       Bezpośredni nadzór nad działalnością Biblioteki sprawuje Prezydent Miasta Ostrowa Wielkopolskiego. Nadzór merytoryczny natomiast Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Centrum Animacji Kultury w Poznaniu.

5.       W sprawach nie objętych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ogólnie obowiązujące.

6.       Regulamin wchodzi w życie na mocy zarządzenia Dyrektora po uzyskaniu opinii Wydziału Kultury, Sportu i Pożytku Publicznego oraz Prezydenta Miasta Ostrowa Wielkopolskiego.

 

           

Zał. nr 1. Integralną część ”Regulaminu Organizacyjnego Biblioteki” stanowi „Schemat Organizacyjny Biblioteki Publicznej im. St. Rowinskiego”.

 

 

                                                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Załączniki

  regulaminorganizacyjny.doc 157,5 KB (doc) szczegóły pobierz